Kolme vuotta yrittäjänä

Nyt heinäkuussa on kulunut kolme vuotta, kun käynnistin yritykseni ja ryhdyin kokopäiväiseksi yrittäjäksi. Toiminimiyrittäjyyden parhaita puolia ovat olleet vapaus ja selkeys. Oppiminen on jatkuvaa ja omilla päätöksillä voi vaikuttaa paljon siihen millaiseksi työ muodostuu.

Koivu InteractiveSosiaalisen median kenttä ja digitaalinen elämäntapa on tänään erilainen kuin se oli heinäkuussa 2011, kun aloitin koulutukset ja konsultoinnin yrityksen kautta. Silloin koulutuksissa puhuttiin yhä siitä, mitä sosiaalinen media tarkoittaa ja miten se muuttaa tapaamme viestiä. Nyt maailma on pysyvästi muuttunut ja sosiaalisen median merkitystä ei kyseenalaista enää juuri kukaan. Tilaajatkin osaavat jo yleensä paljon. Ennen haluttiin enemmän opettamista ja valistamista, jopa käännyttämistä. Nykyään työn luonne on enemmän sparraamista ja yhteistä suunnittelua. Tilaaja ulkoistaa minulle niitä osia työstä, joita on järkevää tilata ulkopuolelta, jotta itse voivat keskittyä ydinalueeseensa.

Toinen muutos mediakentässä on ollut, että ns. perinteinen media ei enää kamppaile sosiaalista mediaa vastaan, vaan on hyväksynyt sen osaksi omaa konseptiaan ja toimii usein myös jonkinlaisena suunnannäyttäjänä ja kokeilijana. Perinteiseen mediaan pääsin itsekin mukaan muutamaan kertaan. Helsingin sanomat haastatteli sosiaalisen median hyödyntämisestä rekrytoinnissa ja työnhaussa. Yle Perämeri teki jutun samasta teemasta. Jutun ääniversio pyöri myös valtakunnallisesti Radio Suomessa sekä Yle Puheessa useampaan kertaan.

Alkutaipaleelleni sattui hyviä asiakkaita, joiden kanssa tehdyssä työssä on ollut pitempiaikaista kumppanuutta, kuten Länsipohjan yrittäjät (nykyisin ”Lapin yrittäjät”) sekä Kemin kaupunki. Myöhemmin on toki tullut myös uusia asiakkaita, joiden kanssa  on muodostunut pitempiaikaista yhteistyötä, esimerkiksi Lapin ammattikorkeakoulu, Oulun Seudun Leader ja Meri-Lapin kehittämiskeskus. Koulutuskeikkaa, markkinointia tai konsultointia olen tehnyt myös kauemmaksikin. Pohjoisimmat asiakkaat ovat Ylläksellä, eteläisimmät Helsingissä, itäisimmät Lieksassa. Digiaika on pienentänyt etäisyyksiä. Työ ja asiakas voi olla missä vain. Tämä oli yksi keskeinen asia, jonka onneksi sisäistin.

Toinen tärkeä näkökulma työhön oli, että pienelle yritykselle kilpailijat saattavat olla myös tärkeitä kumppaneita. Itse esim. opin paljon sosiaalisen median yrittäjäpioneerilta Eero Leppäseltä Rautasilta yrityksestä sekä Kirsi Mikkolalta Sähköinen liiketoiminta Suomi Oy:stä. Molempien kanssa olen tehnyt yhteisiä projekteja. Kemissä suunnilleen samaan aikaan aloittanut, mutta hiukan erilaista työtä, esim. 3D mallinnusta tekevä Urbanid yritys ja yrittäjä Zoltan Fodor on ollut myös tärkeä kumppani uudenlaisten digitaalisten palveluiden kehittämisessä.

Toki täytyy muistaa myös sosiaalisen median kautta pitkään tuntemani ”yrittäjäkaverit”, joiden luoma myönteinen ja rohkaiseva ilmapiiri on ollut keskeinen voima tällä alalla toimiessa. Uudet ilmiöt, näkökulmat ja niihin liittyvät keskustelut välittyvät varsinkin Twitterissä nopeasti.

Eikä viimeiset kolme vuotta ole ollut vain yrittämistä. Suoritin myös pedagogiset opinnot loppuun. Tulin isäksi ja olin vanhempainvapaalla. Prioriteetit toki menivät monella tavalla elämässä uusiksi. Yritystoiminta on tärkeää, mutta ei niin tärkeää kuin vapaa-aika.

Tulevia tavoitteita ovat kansainvälistyminen, jonka pyrin aloittamaan Ruotsista. Joudun ehkä kertaamaan ruotsin kieltäkin hiukan. Matka naapurimaahan on Meri-Lapista onneksi lyhyt.

Koivu Interactive toivottaa hyvää ja rentouttavaa kesää!

Mikko Manninen

#Arkihaaste tuuletti Facebookkia

Facebook-profiili on erityisen hyvä paikka pitkän tähtäimen esiintymiselle. Teoriassa käyttäjä voi maata sohvalla kymmenen tuntia, käydä ulkona puoli tuntia ja palata sohvalle. Sitten voi jakaa kuvan, kuinka kävi ulkoilemassa kauniissa kevätsäässä. Henkilö voi syödä kuutena päivänä viikossa säilykkeitä ja yhtenä päivänä sushia ja julkaista sitten kuvan jälkimmäisestä. Osa kavereista voi tulla silti kateellisiksi aktiivisesta ulkoilmaelämästä ja ylellisistä gurmee aterioista, osa taas ärsyyntyy siitä että ”mitä se oikein esittää”.

IMG_5871Edellinen esimerkki on toki kärjistetty, mutta väitän, että jokainen Facebook-käyttäjä tekee jossain määrin tällaista, tiedostaen tai tiedostamatta. Ja näin tehdään jatkuvasti muuallakin elämässä, kaikki tekevät valintoja kuvan luomisessa itsestään muiden silmissä, vaikka kuinka väittäisi muuta, oli sitten ministeri, tavallinen ihminen tai ”omana itsenään oleva” kylähullu tai kaikkia noita yhtäaikaa.

#Arkihaaste tai ”arkikuvahaaste” rikkoo Facebookin viestintäasetelmaa sopivasti. Siinä kerrotaan ja myönnetään ”itsensä esittäminen” jo ennakkoon. Arkihaaste onkin henkilökohtaisen viestinnän osalta mielenkiintoisempi asia kuin se aluksi näyttää. Itsekin suhtauduin siihen aluksi nihkeästi. Ajattelin, ettei se oikeastaan eroa normaalista Facebook toiminnasta mitenkään. Arkeahan täällä muutenkin jaetaan. Mutta muutin mieleni.

Meemin tavoitteena on julkaista ”viisi kuvaa, viisi päivää”. Osa julkaisee viisi kuvaa viitenä päivänä osa yhden kuvan per päivä.  Osa julkaisee kuvia erityisen ”haastavista” tilanteista. Joka tapauksessa, ihmiset miettivät mielessään viiden päivän ajan kuviaan, mistä kuvia ottaa ja mitä lopulta julkaista. Rajattu viiden päivän tempaus on eri asia kuin vuosia kestävät pikaiset räpsimiset ja spontaanit tai muka-spontaanit julkaisut. Osa pistää homman hiukan läskiksi ja julkaisee kuvia kurarapakoista tai seinästä, osa kokoaa hauskoja kuvatarinoita ja kollaaseja vaikkapa työmatkasta. Niinkuin kaikissa suosituissa netti-ilmiöissä, osaa porukasta ilmiö alkaa ärsyttämään ja ilmiöstä tehdään parodiaa. Mutta turha tästä on ärsyyntyä, veikkaan että viimeistään viikon parin kuluttua pajatso on tyhjä ja arkihaaste kadonnut Facebookista ja muistakin sosiaalisen median palveluista.

Arkihaaste ei ole turhimmasta päästä oleva meemi. Kaava ja konsepti vie Facebook-kuvien julkaisun uudelle tasolle ja kokemus kuvien valinnasta jää ihmisten mieleen. Verrataan tilannetta taidekuvaajaan. Hänelläkin voi olla kovalevyllä tuhansia kuvia eri asioista. Mutta vasta sitten kun hän keksii tietyn teeman, kuten arki 2014 siellä ja siellä, valikoi oikean määrän kuvia ja laittaa ne tiettyyn paikkaan näytille, syntyy vuorovaikutus kuvan ottajan ja sen katsojan välille, niin sanottu korkeampitasoinen taiteellinen kokemus.

Arkihaasteen kuvista ei kaikista olisi museoon, mutta harvassa valokuvamuseossa on satoja tuhansia suomalaisten ottamia kuvia siitä, miltä arki heidän mielestään näytti huhtikuussa 2014. Mutta Facebookissa kuvat nyt ovat, useita hauskoja ja harvinaisia kuvia joukossa ja monet ovat tuttujen ottamia.

Mikko Manninen

Lisää juttuja Arkihaasteesta:

Pekka Pekkala/ Miksi #Arkihaaste voi pelastaa Facebookin

Yle Häme/  #Arkihaaste ärsyttää – älä ainakaan kuvaa rakasta kahvimukiasi

 

 

 

Viisi vinkkiä mobiilimarkkinoinnin kehittämiseen

Noin puolet Internetin käytöstä tulee mobiililaitteiden kautta. Mitä tämä merkitsee markkinoinnille? Mobiilimarkkinointi nousee yhä enemmän esille pitämissäni koulutuksissa.

Voisin kiteyttää yritysten mobiilimarkkinoinnin kehittämisen seuraaviin viiteen kohtaan:

1. Tee kotisivusi responsiiviselle, eli kaikkiin päätelaitteisiin automaattisesti mukautuvalle alustalle. Tavalliset, mukautumattomat, sivut saattavat olla todella tahmaiset käyttää älypuhelimen näytöllä. Teksti on pientä, kaikki ei näy oikein, ts. käytettävyys on huono.

Kuvan älypuhelin ei liity mobiilimarkkinointiin Kuva: Waldohreule CC-BY-SA-3.0  lähde: Wikimedia Commons

2. Hyväksy, että mobiilimarkkinointi tarkoittaa paljon muutakin markkinointia kuin yrityksen lähettämät tekstiviestit, vaikka tekstarit pitkään ovat mobiilimarkkinointia olleetkin. Mobiilimarkkinointi liittyy normaaliin internetin ja sosiaalisen median käyttöön. Esimerkiksi Facebook- ja Google-mainokset näkyvät myös mobiilisti.

3. Mieti asiakkaan tilannetta ja kontekstia. Millaisessa paikassa ja tilanteessa hän on käyttämässä mobiililaitetta? Mitä apua, hyötyä tai tehokkuutta juuri siinä tilanteessa voidaan tarjota? Esim. jos asiakas on ulkomainen matkailija, hän ilahtuu varmasti ilmaisesta langattomasta verkosta. Ja jos palveluun liittyy esim. aikatauluja, ne on kätevä ladata vaikka pysäkillä olevan QR-koodin kautta omaan puhelimeen.

4. Hyödynnä asiakkaan mahdollisuutta tuottaa sisältöä: kuvia, videoita, kommentteja. Toisekseen tarjoa myös mahdollisuus katsella muiden asiakkaiden tekemää sisältöä. Jos esim. keskellä toria oleva valtakunnan raja on nähtävyys, tee paikka jossa on mukava ja helppo ottaa kuvia aiheesta. Kehota jakamaan niitä eteenpäin tietyllä sivulla, palvelussa tai #hastagilla. Tarjoa ilmainen langaton verkko kyseiseen paikkaan.

Jos katsot tätä läppärillä, voit koettaa ladata esitykseni diat skannaamalla koodin.  Jos katsot sivua mobiililaitteella, voit ladata diat klikkaamalla koodia.

Testaa QR-koodia: Jos katsot tätä läppärillä, voit koettaa ladata esitykseni diat puhelimeen skannaamalla koodin puhelimellasi. – Jos taas jo katsot sivua mobiililaitteella, voit ladata diat klikkaamalla koodia.

5. Mieti sijaintia. Mobiilia käytetään tien päällä. Ensinnäkin löytyykö yrityksesi sijainti helposti, kun asiakas etsii sitä kiireessä mobiililaitteellaan?  Löytyykö reitti yrityksesi luo, jos asiakas pysähtyy liikennevaloihin ja kirjoittaa yrityksesi nimen Googleen? Ja sitten kun asiakas on yrityksesi löytänyt ja siellä vieraillut, hän voi haluta jakaa tiedon vierailusta ystävilleen. Jos yrityksestäsi on Facebook- tai Foursquare-paikka tai Tripadvisor-profiili, moni haluaa arvioida ja jakaa tiedon vierailusta myös omissa sosiaalisen median verkostoissa. ”Some-paikasta” ja profiilista voi myös kertoa, esim. pienellä kyltillä tai merkillä vaikkapa vastaanottotiskillä. Yrityksen palvelun tulee toki silloin olla myös kunnossa.

Katso lisätietoa allaolevasta Slideshare esityksestä mobiilimarkkinoinnista, joka on lyhennetty versio pitämistäni esityksistä. Voit myös ladata PDF-version tästä.

Digiketti – kolme kohtaa

Teen sosiaalisen median ja digitaalisen viestinnän koulutuksia yrityksien ja erilaisten yhteisöjen tarpeisiin. Tästä huolimatta oikeastaan lähes kaikissa koulutuksissa nousevat esiin nimenomaan ihmisten henkilökohtaisen some-viestinnän ja digitaalisen elämäntavan pulmat. Se oikeastaan kertoonkin siitä, kuinka henkilökohtainen ja työpaikkakohtainen mediankäyttö ovat kietoutuneet toisiinsa. Tämä postaus käsittelee molempia.

Moni yllättyy siitä, etten toivota ihan kaikkia digielämän ilmiöitä tervetulleeksi, vaan olen usein samaa mieltä kuin ”digikriitikot” itsekin. Tässä postauksessa olen maininnut muutamia tärkeinä pitämiäni menettelytapoja digiaikana. En pysty aina itsekään näitä kaikkia noudattamaan, mutta pyrin kuitenkin etenemään valoa kohti ja tavoittelen tällaista ”digikettiä”. (En ole muuten varma keksinkö ”digiketti” sanan itse, vai olenko kuullut sen. Googlesta sitä ei vielä löytynyt.)

Kunnioita livetilannetta - Jos tapaat ihmisiä kasvotusten ja varsinkin, jos tapaamiseen on aikaa vain vähän, älä räpellä puhelinta tai iPadiä. Keskity niihin tyyppeihin joita tapaat, vaikka viimeisin Facebook-keskustelu tuntuisikin mielenkiintoisemmalta kuin livetilanteen tylsemmät jutut. Sosiaalisen median keskustelujen hyvä puoli on siinä, että ne joustavat ajallisesti. Todella harva viesti on niin kiireellinen, etteikö se voisi odottaa vastaustasi tai kommenttiasi siihen asti, että pääset rauhallisempaan tilanteeseen. Esim. kassajonot ja julkiset liikennevälineet ovat oivallisia paikkoja syventyä digimaailmaan ja yleensä kaikki muutkin paikat, joissa joudut odottelemaan.

Voit pitää radiohiljaisuutta - Sosiaalisesta mediasta on mahdollista myös pitää ”lomaa” ja palata taas myöhemmin kuvioihin ja se voi olla myös ihan terveellistäkin. Loma voi kestää esim. puoli päivää tai kuukauden. Työprofiileissa siitä voi olla hyvä ilmoittaa, esim. jos yrityksen Facebook-sivu on tavallisesti aktiivinen ja tauko on pitkä.

Henkilökohtaisella puolella on kuitenkin hiukan outoa tehdä ”todelliseen elämään” siirtymisestä tai sieltä palaamisesta kovin isoa numeroa. Vähän sama kuin ottaisi asiakseen soittaa jollekin, että ei kiinnosta keskustella hänen kanssaan, vaan tehdä jotain muuta.

Älä mamoile, vaan puutu kiusaamiseen ja huonoon käytökseen - Monissa yhteisöissä keskustelu pääsee kehittymään ikävään suuntaan, jos ns. hyvät tyypit ovat hiljaa ja epäasialliset pikkujulmurit pääsevät mellastamaan ja dominoimaan keskustelua. Tilanne on sellainen ja jatkuu sellaisena, jos kukaan ei siihen puutu. Itse ei kuitenkaan tule provosoitua eikä myöskään kannatta uuvuttaa itseään jokaiseen asiaan puuttumalla. Jos arveluttaa milloin kannattaa puuttua, niin viimeistään silloin jos tilanne ja toiminta on toistuvaa eikä tekijä ymmärrä lopettaa. Tee puuttumisesta vaikka uudenvuodenlupaus.

Se millä tavalla suurin tai muuten vain näkyvin joukko toimii älypuhelimien tai sosiaalisen median käytön suhteen, ei tarkoita sitä että se on välttämättä oikea tapa toimia myös itse – näinhän se on myös melkein kaikissa muissakin asioissa.

Oletko some-ekstrovertti vai -introvertti?

By See-ming Lee from New York, NY, USA (Happiness / 20100117.7D.02031.P1.L1.BW / SML) [CC-BY-SA-2.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/2.0)], via Wikimedia Commons

By See-ming Lee from New York, NY, USA (Happiness / 20100117.7D .02031.P1.L1.BW / SML) [CC-BY-SA-2.0 , via Wikimedia Commons

Erilaisista temperamenttityypeistä, introverteista ja ekstroverteista työelämässä on kirjoitettu viime aikoina paljon, lähinnä IRL, In Real Life, Face to Face näkökulmasta. Ihmisillä on kuitenkin selvästi myös oma some-temperamentti, myös työviestinnässä. Kaivan hetkeksi itsestäni sisäisen somekeittiöpsykologin ja listaan tähän muutaman kärjistetyn hyvän ja harmillisen piirteen molemmista tyypeistä.

Parhaimmillaan some-ekstrovertit ovat kiinnostavien ja hauskojen spontaanien keskusteluiden käynnistäjinä ja ylläpitäjinä, tasapainoillen mukavasti työhön, arkeen ja viihteeseen liittyvistä aiheista ja ideoista. He pitävät tunnelmaa yllä ja saavat toisetkin mukaan.

Miinuspuolena some-ekstrovertin työviestintä voi peittyä liiallisten turhanpäiväisyyksien alle. Hänestä tulee some-höpöttäjä. Työelämä, oma ja muiden elämä menee sekaisin niin maan perusteellisesti. Somehöpöttäjä ei kummemmin valikoi tai mieti yleisöä tai eri kanavia, vaan käyttää yksinomaan omaa facebook-profiilia. Sukulaiset, lapsuuden kaverit, kollegat, pomot ja alaiset saavat kuulla, aamuisen fiiliksen, lentokentälle vievän taksin automerkin ja lentokoneen sämpylän täytteiden koostumuksen. Ystävät ja kollegat löytävät tägättyinä halauskuviin mukaan. Sömehöpöttäjä harvoin kuitenkaan kertoo yhtään ajatusta siitä, miten hän vie työtehtäviään tai alaansa eteenpäin tai mitä ideoita hänellä on ja mitä mieltä hän on asioista.

Some-Introvertit taas, esim. kirjoittavat parhaimmillaan hyviä analyysejä, mielipiteitä, jaksavat hioa hienoja kuvasarjoja tai videoita ja pystyvät pitkäjänteiseen johdonmukaiseen viestintään ja hyödyntävät eri profiileja/tilejä eri tarpeisiin ja tavoitteisiin.

Tekijä: Welleman (Oma teos) [CC-BY-SA-3.0 (http://creativecommons.org/licenses/by-sa/3.0)], lähde: Wikimedia Commons

Tekijä: Welleman (Oma teos) [CC-BY-SA-3.0 , lähde: Wikimedia Commons

Miinuspuolena some-Introvertti taas saattaa olla liian kriittinen tai epävarma julkaisemaan päässään muhivaa monimutkaista ajatusta tarpeeksi hyvänä tekstinä, kuvana tai keskustelun aloituksena. Sen sijaan hän saattaa stalkkeroida varjoista muiden profiileja pysytellen itse hiljaa. Hän some-sulkeutuu ja alkaa mutisemaan jotakin, että satsaa tosielämän tuttavuuksiin, tapaa heitä Face to Face.

Some-sulkeutunutuneen kannattaa välillä miettiä onko liian itsekriittinen, tietty keskeneräisyys on somessa ihan hyväksyttävääkin. Asiat tarkentuvat keskustelun kautta. Some-höpöttäjän kannattaa puolestaan välillä miettiä, onko vain addiktoitunut liikaa esilläoloon ja muiden peukutuksiin ja huomioon, jatkuvaan Facebook-ilmoitusten kilinään. Päivitysten ja keskustelujen ammatillista pointtia voi miettiä joskus vitsailua pitemmälle.

Todellisia ihmisiä ei tietysti voi luokitella näin mustavalkoisesti, vaan ihmisissä on molempia temperamentteja, jotka tulevat eri tilanteissa esiin eri tavalla. Joskus kannattaakin mennä oman temperamentin epämukavuusalueelle. Näinhän se on myös tosielämässä: vuorovaikutus paranee, kun taukoamattomasti höpöttävä antaa välillä tilaa myös muille ja omiin oloihinsa sulkeutunut kertoo välillä ajatuksistaan. Some-epämukavuusalue voi tarkoittaa some-höpöttäjälle blogikirjoittamisen tai Twitterin käytön aloittamista. Some-sulkeutunut voisi  puolestaan vaikka hiukan avautua ja ottaa rennommin, kuva voileivästä on turvallinen alku.

Sosiaalisen median käytön kypsyysasteet

Yritys tai organisaatio voi olla sosiaalisessa mediassa läsnä hyvin monin eri tavoin. Olen listannut ja hahmottanut tähän muutamia kypsyysasteita sekä niille tyypillisiä etuja ja ongelmia.

1. Testailuvaihe

Viestintä sosiaalisessa mediassa perustuu muutamien työpaikan edeltävijöiden yritteliäisyyteen ja yleensä henkilökohtaiseen viestintään. Työajan käytöstä, tavoitteista, sisällöstä ja välineistä ei ole sovittu.

Ongelmat:

- Verkosto ei saa selvää, mikä viestintä on oikeastaan henkilön omaa siviilielämää koskevaa ja mikä taas yrityksen/organisaation tavoitteiden mukaista viestintää. Puurot ja vellit menevät sekaisin. Esimerkiksi oma työpaikka haukutaan.

- Aikaa kuluu viihteeseen ja harhapolkuihin, kukaan ei tiedä tavoitetta.

- Henkilöriippuvaisuus. Jos edistyksellinen testailija lähtee organisaatiosta pois, hän saattaa viedä viestintätavan ja verkoston mukanaan.

Sosiaalisen median kypsyysasteetEdut:

+ Viestintä voi olla aitoa, rohkeaa ja särmikästä.

2. Hyödyntämisvaihe

Organisaatiossa on tehty päätöksiä, että viestinnässä hyödynnetään sosiaalista mediaa joissakin projekteissa. Esim. Facebook-sivu tai blogi on valittu tiettyjen projektien viestintäkanavaksi ja niiden ylläpitoon on varattu työaikaa.

Ongelmat:

- Riskinä on digitaalisen kuilun muodostuminen. Edistykselliset projektit ja niiden henkilöstö porskuttavat eteenpäin, mutta pääosa työpaikasta ja sen viestinnästä on edelleen kiinni vanhassa viestintätavassa eivätkä ihmiset ymmärrä toisiaan. Syntyy illuusio siitä, että some on organisaatiossa hallussa, vaikkei ole.

Edut:

+ Organisaatio pystyy opettelemaan viestintää sosiaalisessa mediassa, ilman että riskit ja kustannukset ovat vielä kovin suuret.

3. Sosiaalisen median strateginen käyttö

Sosiaalinen media on viestinnän kulmakivi. Organisaatiota tai yhteisöä olisi vaikea kuvitella ilman somea. Sisäisen ja ulkoisen viestinnän erot ymmärretään. Yrityksessä tiedetään, mistä asioista voidaan olla avoimia ja mikä tulee pitää talon sisällä. Samoin oman elämän ja työpaikan viestinnän erottaminen toisistaan ymmärretään. Ohjeistuksia, suosituksia ja suunnitelmia on tehty, vastuutettu ja viety oikeasti käytäntöön. Somen käytön yhteys yrityksen tavoitteisiin ymmärretään. Tuloksia mitataan ja niihin reagoidaan.

Ongelmat:

-Rahaa saattaa kulua omiin alustoihin ja teknologian kehittämiseen enemmän kuin suunniteltiin.

-Osaavaa henkilöstöä voi olla vaikea löytää, koska käytännön some-osaaminen on yksi osaamisvaatimus lisää.

-Edistyksellisyys saattaa tuntua joistakin ihmisistä vieraannuttavalta.

Edut:

+ Nykyaikaisen viestinnän ymmärrys on työpaikalla kokonaisvaltaista. Lähes kaikki ovat perillä sosiaalisesta mediasta ja sen edellyttämistä uusista työtavoista. Eri osastojen välinen yhteistyö mahdollistuu, esim. IT, rekry, markkinointi, hallinto, viestintä, design, myynti, tuotekehitys voivat pelata yhteen.

+ Sosiaalinen media luo sekoilun sijaan tehokkuutta ja siitä saadaan taloudellista hyötyä. Ensin tosin pitää sijoittaa esim. vaikkapa yhteisömanagerien palkkaamiseen, koulutuksen järjestämiseen, sisällöntuotantoon, suunnitteluun, kehitystyöhön, maksullisiin lisäpalveluihin yms..

+ Parhaimmillaan yrityksen työskentelykulttuuri muuttuu enemmän toisia tukevaksi ja välittäväksi. Win-win -asetelma ymmärretään, esim. sisäisessä viestinnässä. Menestyksekkäässä somen hyödyntämisessä ei ole muita vaihtoehtoja kuin olla reilu.

Mikko Manninen

Töissä sähköpostissa – Kuka loi härdellin?

Sähköposti on monessa suhteessa mainio väline. Saan itsekin suurimman osan tarjouspyynnöistä juuri sähköpostilla. Mutta sopiiko se välineeksi monisyisiin keskusteluihin, projekteihin, pikaisiin kysymyksiin tai kommentteihin? Monisyisemmät asiat hoituisivat paremmin vierailemalla ja pikaiset kysymykset soittamalla. Mutta ihmisillä ei ole aikaa tai ainakin väitetään, ettei ole aikaa ja siksi kaikki asiat halutaan hoitaa vain sähköpostilla.

Sähköpostin käytössä on muutamia harmillisia piirteitä:

1. Dokumenttien eri versiot

Ihmiset lähettävät kommenttinsa, kukin eri tavalla, joku varsinaiseen sähköpostiin, joku dokumenttiin itseensä, joku kommenttitoimintoa käyttäen, toinen vuoden vanhaan versioon ja joku käynnistää soittoringin puhelimella. Syntyy hässäkkä.

Tämä voi tapahtua minikoossa esim. tapaamisen aikataulujen sopimisen suhteen.

500px-Mail-forward

2. Luottamuksellinen termin hämärtyminen

Kaikki eivät erota tai välitä siitä, että jotkut sähköpostit voivat olla alun perin kahdenhengen välisiä ja luottamuksellisia keskusteluita. Niitä ei saisi liittää viestien perään isommalle ryhmälle ilman yhteisymmärrystä, että keskustelua voi jakaa eteenpäin.

3. Rönsyilevä kielenkäyttö

Sähköpostiin voi kirjoittaa pitkästi ja vapaasti tai lyhyesti ja töksäyttäen. Joskus teksti rönsyilee, niin että varsinaista pointtia ei erota. Ajatuksen arvaaminen jätetään vastaanottajan vastuulle.

4. Lähetetään yhdelle se, mikä pitäisi lähettää monelle

Joskus tieto lähetetään sille, joka vaikuttaa tutuimmalta, eikä kaikille joille todella piti ilmoittaa vaikkapa palaverin siirtämisestä. Tämä voi johtua siitä, että on helppoa viestiä vain yhdelle henkilölle. Usealle vastaanottajalle tarkoitetut viestit vaativat enemmän suunnittelua.

Tässä on tietysti poikkeuksena se, jos joku on selvästi sovittu yhteyshenkilöksi.

500px-Mail-reply-sender5. Kopiokenttää ei osata käyttää

CC/kopio-kenttää käytetään yleensä aivan liian vähän tai sitten aivan väärin. Moni kopiona lähetty viesti vähentäisi työtä, uudelleenselittämisen tarvetta, tietokatkoksia ja väärinymmärryksiä. Joskus toimintoa käytetään aivan väärään tarkoitukseen, kuten vaikkapa painostamiseen ja oman hännän nostamiseen. Sitten kun lopulta asiallisesti tehty CC-viesti tulee, se saatetaan tulkita väärin, jos ihmiset eivät osaa odottaa hyvää viestintää. Sivulliset sekaantuvat ja ne joiden pitäisi sekaantua, eivät sekaannu. Syntyy hässäkkä.

Ranskalainen 73 000 työntekijän IT-jätti Atos aikoo kieltää työntekijöitään lähettämästä sähköpostia toisilleen. He huomasivat, että sisäisessä viestinnässä käynnistellään omituisia sähköpostivyyhtejä, joiden selvittämiseen menee illalla aikaa useampi tunti. Sähköpostilla lähetyt asiat voitaisiin ratkaista vaikka soittamalla tai tapaamalla. Lisäksi he ottivat käyttöön sisäiseen viestintään Facebook-ryhmää muistuttavan yhteistyökalun, jossa keskustelu on ketterämpää.

Ryhmän kätevyyttä lisää jo se, että valittavia vastaanottajia ei tarvitse kirjoittaa tai miettiä. Ryhmässä tulee vain käyttäytyä ja muotoilla viestit siihen malliin, että koko yhteisö voi sen lukea. Tämä on lopulta luonnollista ja avointa. Sähköposti puolestaan on omiaan luomaan klikkejä ja väärinkäsityksiä. Käyttöliittymät ovat yhä kuin 80-luvulta, esim. sosiaalisen median välineiden keskeinen piirre, keskustelijan valokuva, puuttuu.

Käynnissä olevissa projekteissa läheisen työporukan kanssa kannattaa mielestäni hyödyntää Facebook-ryhmää, Yammeria tai niihin verrattavaa muuta viestintäympäristöä.  Kalliin ”oman alustan” kehittämisen ja koodaamisen sijaan kannattaa satsata keskustelun ja viestinnän suosituksiin, vinkkeihin, moderointiin ja innostamiseen. Jonkun täytyy yleensä aluksi vetää keskustelua.

Sähköposti on hyvä perusväline ja backup, jos muuta ympäristöä ei ole, sähköposti löytyy kaikilta. Sitä voi käyttää ulkoisen asioinnin hoitoon, kun yhteydenpito on satunnaista. Sitä ei pitäisi kuitenkaan käyttää holtittomasti, koska se voi luoda tehottomuutta ja syödä työntekijöiden voimavaroja varsinaisesta työstä.

Jos miljoona suomalaista työntekijää selvittelee joka työpäivä kaksi tuntia erilaisia sähköpostihärdelleitä, miestyövuosina mitattuna se on n. 240 000 miestyövuotta. Yksi syy siihen miksi ihmisillä ei ole aikaa on se, että aika menee sähköpostin selvittelyyn. Eli aika menee juuri siihen, millä alun perin yritettiin aikapulaa ratkaista.  Myös sähköpostin käyttö vaatii viestinnällistä ammattitaitoa, jota jokainen nykyään tarvitsee. Työn ei tarvitse olla härdelliä.

Mikko Manninen                         

Kirjoittaja on yrittäjä sosiaalisen median koulutuksia, konsultointia ja markkinointia tekevässä toimistossa.