Teen sosiaalisen median ja digitaalisen viestinnän koulutuksia yrityksien ja erilaisten yhteisöjen tarpeisiin. Tästä huolimatta oikeastaan lähes kaikissa koulutuksissa nousevat esiin nimenomaan ihmisten henkilökohtaisen some-viestinnän ja digitaalisen elämäntavan pulmat. Se oikeastaan kertoonkin siitä, kuinka henkilökohtainen ja työpaikkakohtainen mediankäyttö ovat kietoutuneet toisiinsa. Tämä postaus käsittelee molempia.

Moni yllättyy siitä, etten toivota ihan kaikkia digielämän ilmiöitä tervetulleeksi, vaan olen usein samaa mieltä kuin ”digikriitikot” itsekin. Tässä postauksessa olen maininnut muutamia tärkeinä pitämiäni menettelytapoja digiaikana. En pysty aina itsekään näitä kaikkia noudattamaan, mutta pyrin kuitenkin etenemään valoa kohti ja tavoittelen tällaista ”digikettiä”. (En ole muuten varma keksinkö ”digiketti” sanan itse, vai olenko kuullut sen. Googlesta sitä ei vielä löytynyt.)

Kunnioita livetilannetta – Jos tapaat ihmisiä kasvotusten ja varsinkin, jos tapaamiseen on aikaa vain vähän, älä räpellä puhelinta tai iPadiä. Keskity niihin tyyppeihin joita tapaat, vaikka viimeisin Facebook-keskustelu tuntuisikin mielenkiintoisemmalta kuin livetilanteen tylsemmät jutut. Sosiaalisen median keskustelujen hyvä puoli on siinä, että ne joustavat ajallisesti. Todella harva viesti on niin kiireellinen, etteikö se voisi odottaa vastaustasi tai kommenttiasi siihen asti, että pääset rauhallisempaan tilanteeseen. Esim. kassajonot ja julkiset liikennevälineet ovat oivallisia paikkoja syventyä digimaailmaan ja yleensä kaikki muutkin paikat, joissa joudut odottelemaan.

Voit pitää radiohiljaisuutta – Sosiaalisesta mediasta on mahdollista myös pitää ”lomaa” ja palata taas myöhemmin kuvioihin ja se voi olla myös ihan terveellistäkin. Loma voi kestää esim. puoli päivää tai kuukauden. Työprofiileissa siitä voi olla hyvä ilmoittaa, esim. jos yrityksen Facebook-sivu on tavallisesti aktiivinen ja tauko on pitkä.

Henkilökohtaisella puolella on kuitenkin hiukan outoa tehdä ”todelliseen elämään” siirtymisestä tai sieltä palaamisesta kovin isoa numeroa. Vähän sama kuin ottaisi asiakseen soittaa jollekin, että ei kiinnosta keskustella hänen kanssaan, vaan tehdä jotain muuta.

Älä mamoile, vaan puutu kiusaamiseen ja huonoon käytökseen – Monissa yhteisöissä keskustelu pääsee kehittymään ikävään suuntaan, jos ns. hyvät tyypit ovat hiljaa ja epäasialliset pikkujulmurit pääsevät mellastamaan ja dominoimaan keskustelua. Tilanne on sellainen ja jatkuu sellaisena, jos kukaan ei siihen puutu. Itse ei kuitenkaan tule provosoitua eikä myöskään kannatta uuvuttaa itseään jokaiseen asiaan puuttumalla. Jos arveluttaa milloin kannattaa puuttua, niin viimeistään silloin jos tilanne ja toiminta on toistuvaa eikä tekijä ymmärrä lopettaa. Tee puuttumisesta vaikka uudenvuodenlupaus.

Se millä tavalla suurin tai muuten vain näkyvin joukko toimii älypuhelimien tai sosiaalisen median käytön suhteen, ei tarkoita sitä että se on välttämättä oikea tapa toimia myös itse – näinhän se on myös melkein kaikissa muissakin asioissa.

Yritys tai organisaatio voi olla sosiaalisessa mediassa läsnä hyvin monin eri tavoin. Olen listannut ja hahmottanut tähän muutamia kypsyysasteita sekä niille tyypillisiä etuja ja ongelmia.

1. Testailuvaihe

Viestintä sosiaalisessa mediassa perustuu muutamien työpaikan edeltävijöiden yritteliäisyyteen ja yleensä henkilökohtaiseen viestintään. Työajan käytöstä, tavoitteista, sisällöstä ja välineistä ei ole sovittu.

Ongelmat:

– Verkosto ei saa selvää, mikä viestintä on oikeastaan henkilön omaa siviilielämää koskevaa ja mikä taas yrityksen/organisaation tavoitteiden mukaista viestintää. Puurot ja vellit menevät sekaisin. Esimerkiksi oma työpaikka haukutaan.

– Aikaa kuluu viihteeseen ja harhapolkuihin, kukaan ei tiedä tavoitetta.

– Henkilöriippuvaisuus. Jos edistyksellinen testailija lähtee organisaatiosta pois, hän saattaa viedä viestintätavan ja verkoston mukanaan.

Edut:

+ Viestintä voi olla aitoa, rohkeaa ja särmikästä.

2. Hyödyntämisvaihe

Organisaatiossa on tehty päätöksiä, että viestinnässä hyödynnetään sosiaalista mediaa joissakin projekteissa. Esim. Facebook-sivu tai blogi on valittu tiettyjen projektien viestintäkanavaksi ja niiden ylläpitoon on varattu työaikaa.

Ongelmat:

– Riskinä on digitaalisen kuilun muodostuminen. Edistykselliset projektit ja niiden henkilöstö porskuttavat eteenpäin, mutta pääosa työpaikasta ja sen viestinnästä on edelleen kiinni vanhassa viestintätavassa eivätkä ihmiset ymmärrä toisiaan. Syntyy illuusio siitä, että some on organisaatiossa hallussa, vaikkei ole.

Edut:

+ Organisaatio pystyy opettelemaan viestintää sosiaalisessa mediassa, ilman että riskit ja kustannukset ovat vielä kovin suuret.

3. Sosiaalisen median strateginen käyttö

Sosiaalinen media on viestinnän kulmakivi. Organisaatiota tai yhteisöä olisi vaikea kuvitella ilman somea. Sisäisen ja ulkoisen viestinnän erot ymmärretään. Yrityksessä tiedetään, mistä asioista voidaan olla avoimia ja mikä tulee pitää talon sisällä. Samoin oman elämän ja työpaikan viestinnän erottaminen toisistaan ymmärretään. Ohjeistuksia, suosituksia ja suunnitelmia on tehty, vastuutettu ja viety oikeasti käytäntöön. Somen käytön yhteys yrityksen tavoitteisiin ymmärretään. Tuloksia mitataan ja niihin reagoidaan.

Ongelmat:

-Rahaa saattaa kulua omiin alustoihin ja teknologian kehittämiseen enemmän kuin suunniteltiin.

-Osaavaa henkilöstöä voi olla vaikea löytää, koska käytännön some-osaaminen on yksi osaamisvaatimus lisää.

-Edistyksellisyys saattaa tuntua joistakin ihmisistä vieraannuttavalta.

Edut:

+ Nykyaikaisen viestinnän ymmärrys on työpaikalla kokonaisvaltaista. Lähes kaikki ovat perillä sosiaalisesta mediasta ja sen edellyttämistä uusista työtavoista. Eri osastojen välinen yhteistyö mahdollistuu, esim. IT, rekry, markkinointi, hallinto, viestintä, design, myynti, tuotekehitys voivat pelata yhteen.

+ Sosiaalinen media luo sekoilun sijaan tehokkuutta ja siitä saadaan taloudellista hyötyä. Ensin tosin pitää sijoittaa esim. vaikkapa yhteisömanagerien palkkaamiseen, koulutuksen järjestämiseen, sisällöntuotantoon, suunnitteluun, kehitystyöhön, maksullisiin lisäpalveluihin yms..

+ Parhaimmillaan yrityksen työskentelykulttuuri muuttuu enemmän toisia tukevaksi ja välittäväksi. Win-win -asetelma ymmärretään, esim. sisäisessä viestinnässä. Menestyksekkäässä somen hyödyntämisessä ei ole muita vaihtoehtoja kuin olla reilu.

Mikko Manninen

Sähköposti on monessa suhteessa mainio väline. Saan itsekin suurimman osan tarjouspyynnöistä juuri sähköpostilla. Mutta sopiiko se välineeksi monisyisiin keskusteluihin, projekteihin, pikaisiin kysymyksiin tai kommentteihin? Monisyisemmät asiat hoituisivat paremmin vierailemalla ja pikaiset kysymykset soittamalla. Mutta ihmisillä ei ole aikaa tai ainakin väitetään, ettei ole aikaa ja siksi kaikki asiat halutaan hoitaa vain sähköpostilla.

Sähköpostin käytössä on muutamia harmillisia piirteitä:

1. Dokumenttien eri versiot

Ihmiset lähettävät kommenttinsa, kukin eri tavalla, joku varsinaiseen sähköpostiin, joku dokumenttiin itseensä, joku kommenttitoimintoa käyttäen, toinen vuoden vanhaan versioon ja joku käynnistää soittoringin puhelimella. Syntyy hässäkkä.

Tämä voi tapahtua minikoossa esim. tapaamisen aikataulujen sopimisen suhteen.

2. Luottamuksellinen termin hämärtyminen

Kaikki eivät erota tai välitä siitä, että jotkut sähköpostit voivat olla alun perin kahdenhengen välisiä ja luottamuksellisia keskusteluita. Niitä ei saisi liittää viestien perään isommalle ryhmälle ilman yhteisymmärrystä, että keskustelua voi jakaa eteenpäin.

3. Rönsyilevä kielenkäyttö

Sähköpostiin voi kirjoittaa pitkästi ja vapaasti tai lyhyesti ja töksäyttäen. Joskus teksti rönsyilee, niin että varsinaista pointtia ei erota. Ajatuksen arvaaminen jätetään vastaanottajan vastuulle.

4. Lähetetään yhdelle se, mikä pitäisi lähettää monelle

Joskus tieto lähetetään sille, joka vaikuttaa tutuimmalta, eikä kaikille joille todella piti ilmoittaa vaikkapa palaverin siirtämisestä. Tämä voi johtua siitä, että on helppoa viestiä vain yhdelle henkilölle. Usealle vastaanottajalle tarkoitetut viestit vaativat enemmän suunnittelua.

Tässä on tietysti poikkeuksena se, jos joku on selvästi sovittu yhteyshenkilöksi.

5. Kopiokenttää ei osata käyttää

CC/kopio-kenttää käytetään yleensä aivan liian vähän tai sitten aivan väärin. Moni kopiona lähetty viesti vähentäisi työtä, uudelleenselittämisen tarvetta, tietokatkoksia ja väärinymmärryksiä. Joskus toimintoa käytetään aivan väärään tarkoitukseen, kuten vaikkapa painostamiseen ja oman hännän nostamiseen. Sitten kun lopulta asiallisesti tehty CC-viesti tulee, se saatetaan tulkita väärin, jos ihmiset eivät osaa odottaa hyvää viestintää. Sivulliset sekaantuvat ja ne joiden pitäisi sekaantua, eivät sekaannu. Syntyy hässäkkä.

—

Ranskalainen 73 000 työntekijän IT-jätti Atos aikoo kieltää työntekijöitään lähettämästä sähköpostia toisilleen. He huomasivat, että sisäisessä viestinnässä käynnistellään omituisia sähköpostivyyhtejä, joiden selvittämiseen menee illalla aikaa useampi tunti. Sähköpostilla lähetyt asiat voitaisiin ratkaista vaikka soittamalla tai tapaamalla. Lisäksi he ottivat käyttöön sisäiseen viestintään Facebook-ryhmää muistuttavan yhteistyökalun, jossa keskustelu on ketterämpää.

Ryhmän kätevyyttä lisää jo se, että valittavia vastaanottajia ei tarvitse kirjoittaa tai miettiä. Ryhmässä tulee vain käyttäytyä ja muotoilla viestit siihen malliin, että koko yhteisö voi sen lukea. Tämä on lopulta luonnollista ja avointa. Sähköposti puolestaan on omiaan luomaan klikkejä ja väärinkäsityksiä. Käyttöliittymät ovat yhä kuin 80-luvulta, esim. sosiaalisen median välineiden keskeinen piirre, keskustelijan valokuva, puuttuu.

Käynnissä olevissa projekteissa läheisen työporukan kanssa kannattaa mielestäni hyödyntää Facebook-ryhmää, Yammeria tai niihin verrattavaa muuta viestintäympäristöä.  Kalliin ”oman alustan” kehittämisen ja koodaamisen sijaan kannattaa satsata keskustelun ja viestinnän suosituksiin, vinkkeihin, moderointiin ja innostamiseen. Jonkun täytyy yleensä aluksi vetää keskustelua.

Sähköposti on hyvä perusväline ja backup, jos muuta ympäristöä ei ole, sähköposti löytyy kaikilta. Sitä voi käyttää ulkoisen asioinnin hoitoon, kun yhteydenpito on satunnaista. Sitä ei pitäisi kuitenkaan käyttää holtittomasti, koska se voi luoda tehottomuutta ja syödä työntekijöiden voimavaroja varsinaisesta työstä.

Jos miljoona suomalaista työntekijää selvittelee joka työpäivä kaksi tuntia erilaisia sähköpostihärdelleitä, miestyövuosina mitattuna se on n. 240 000 miestyövuotta. Yksi syy siihen miksi ihmisillä ei ole aikaa on se, että aika menee sähköpostin selvittelyyn. Eli aika menee juuri siihen, millä alun perin yritettiin aikapulaa ratkaista.  Myös sähköpostin käyttö vaatii viestinnällistä ammattitaitoa, jota jokainen nykyään tarvitsee. Työn ei tarvitse olla härdelliä.

Mikko Manninen                         

Kirjoittaja on yrittäjä sosiaalisen median koulutuksia, konsultointia ja markkinointia tekevässä toimistossa.